COMMUNICATION ORGANISATIONNELLE

Concentrons-nous ici sur la transcription des mémorandums, lesquels permettent aux gestionnaires ou aux dirigeants de faire acheminer un message aux travailleurs et représentent le type de communication le plus fréquemment employé au sein d’une organisation. Une fois transmis aux employés par missive imprimée ou par courriel, les mémos sont souvent archivés dans l’intranet de l’organisation pour être consultés.

Comment se faire remarquer dans un contexte de surabondance informationnelle?

Lorsqu’un rédacteur transcrit un mémorandum, son message est en concurrence avec des milliers de contenus présents sur l’intranet, le site Web d’entreprise, les dossiers qui jonchent le bureau et les tracas individuels — pour ne nommer que ces éléments de distraction.

Comment donc faire en sorte que tous les employés prennent connaissance de l’information principale du mémorandum et la retiennent? Outre la qualité visuelle du mémo, particulièrement utile pour rivaliser avec la grisaille de certains jours moins rayonnants, le rédacteur doit se faire le devoir de recourir à la créativité, tout en respectant la formalité propre aux contenus de communication interne.

 

1 – Un mémo plus dynamique et moins distant

Une erreur courante au sein des organisations consiste à rédiger le contenu de manière très formelle, de sorte que ce dernier provoquera l’ennui et les bâillements d’employés souvent survoltés au bureau à cause de la pression. Gageons que le contenu du mémorandum sera  vite lu et oublié.

Par définition, un mémo doit être court, mais il est possible de dynamiser sa formulation pour rendre le tout moins « ronflant ». Une méthode simple et efficace consiste à troquer les phrases à la troisième personne du singulier contre des énoncés à la seconde personne du singulier ou du pluriel. Ainsi, l’énoncé « La direction souhaite porter à votre attention qu’il est interdit d’utiliser les réseaux sociaux, sauf durant votre pause repas » serait remplacé par une phrase comme : « Abstenez-vous d’utiliser les réseaux sociaux, sauf durant votre pause repas ».

Un titre court et résumant la situation permet de gagner en originalité. Le titre, habituellement formel, pourrait plutôt comporter un style plus décontracté, tout en se prêtant bien au monde des affaires. Par exemple, au lieu de titrer comme suit : « Politique de la direction à l’égard de l’utilisation des réseaux sociaux », l’emploi de l’intitulé suivant, moins protocolaire, serait plus informatif et adéquat : « Quand utiliser les réseaux sociaux au travail? ». Pourquoi l’intitulé est-il plus efficace? Parce qu’il met d’abord de l’avant les besoins de l’employé. Cette pratique de communication organisationnelle est non seulement recommandée pour optimiser les relations entre les dirigeants et le personnel exécutant (communication verticale ascendante), mais elle est incontournable pour toute organisation moderne.

2 – Beaucoup de respect et un soupçon d’autorité

Pourquoi les membres du personnel devraient-ils adopter un comportement plutôt qu’un autre? Bonne question à se poser! Les employés sont plus motivés à changer leur attitude s’ils ont une bonne raison ou un avantage personnel à en faire autant. Un bon mémorandum doit donc fournir un élément de motivation explicite ou indirect à l’intention de l’employé. En suivant l’exemple ci-dessus, une phrase utile serait : « Les employés dont les rapports indiqueront qu’ils ont systématiquement respecté cette règle recevront une prime de fin d’année pour les récompenser ». Cela encouragerait davantage les travailleurs à ne pas consulter les réseaux sociaux en dehors de la pause repas que si le mémo évoquait simplement « l’absentéisme ».

Si vous adoptez ces conseils, votre mémorandum deviendra plus agréable à lire et plus facile à mémoriser, la communication écrite devenant ainsi un véritable outil d’harmonisation sociale au travail.